اهمیت مدیریت زمان در رشد فردی و چند اشتباه رایج
اگر شما هر از گاهی برای پیاده روی به کوهپایه های نزدیک شهرتان می روید. احتمالا با یک جفت کتانی، یک دست گرم کن ورزشی و یک کوله معمولی کارتان راه می افتد. اگر بعد از مدتی تصمیم بگیرید از مسیرهای جاده ای و نسبتا صاف کوهپایه به دامنه های کوه صعود کنید. متوجه می شوید که وسایل و پوشاک تان جوابگو نیست. احتمالا به یک کفش کوه ترکینگ، یک کوله پشتی بزرگتر، کلاه، عصا، لباس مخصوص کوهستان و وسایلی از این دست نیاز دارید. بحث مدیریت زمان در رشد و توسعه شخصی هم تقریبا شبیه همین وسایل حرفه ای تر برای کوهنوردی است.
یعنی تا زمانی که شما روند زندگی عادی خود را طی می کنید، و برنامه ای برای پیشرفت و توسعه خود ندارید، خیلی نیاز به مدیریت زمان را احساس نمی کنید. چون با کمبود وقت آنچنانی مواجه نمی شوید. روزها به سر کار خود می روید. مقداری کار اداری بیرونی و خرید دارید انجام می دهید. بقیه زمان تان هم در اختیار خودتان است که چگونه آن را سپری کنید. فشاری وجود ندارد و شما راحت به کارهایتان می رسید.
البته حتما در زندگی عادی مدیریت زمان به کارتان می اید و برایتان مفید است. ولی حداقل اینکه خودتان هنوز این احساس را ندارید. مانند پیاده روی در کوهپایه، اگر شما وسایل دامنه را داشته باشید با مشکل کمتری مواجه خواهید شد و تجربه بهتری خواهید داشت. در زندگی عادی هم اگر مهارت مدیریت زمان را کسب کنید حتما نتایج بهتری خواهید گرفت. ولی در هر دو زمینه چون فشاری را احساس نمی کنید و کارتان با شیوه قبلی راه می افتد، تلاشی برای تغییر انجام نمی دهید.
از چه زمانی به مدیریت زمان نیاز دارید؟
به مجرد اینکه پا در مسیر رشد می گذارید یکباره با کمبود وقت بزرگی مواجه می شوید. فرض کنید شما از کارتان راضی نیستید و می خواهید کسب و کار جدیدی برای خود راه اندازی کنید. برای این کار لازم است بسته ای از دوره های آموزشی متنوع بگذرانید، که حاوی ساعتهای حضور در کلاس، مطالعه در خانه، جستجو در اینترنت و انجام تکالیف درسها، نوشتن و تحقیق است. از طرف دیگر باید برای زیرساختهای شغل تان کارهای فیزیکی زیادی انجام دهید. کارهای اداری مانند کسب مجوز، وام بانکی و غیره انجام دهید. همینطور برای این کسب و کار روابط جدیدی بسازید که قبلا نیازی به آن نداشته اید.
در این جا است که شما یکباره با کمبود وقت شدیدی مواجه می شوید که سابقه نداشته است و نمی دانید چطور آنرا حل کنید. از طرف دیگر بر اساس قانون پارکینسون که هر کاری همان قدر طول می کشد که ما برای آن وقت تعیین می کنیم، زندگی آرام قبلی شما هم با وجود فعالیتهای کمتر باز هم وقت اضافه ای نداشته اید و به نوعی دخل و خرج زمانی تان سر به سر بوده است.
چند اشتباه رایج در مدیریت زمان
راهکاری که معمولا اتفاق می افتد این است که افراد از سهمیه وقتهای دیگر می زنند و به فعالیتهای جدید اختصاص می دهند. به جای اینکه با مدیریت زمان وقت خود را بهینه کنند. مثلا از وقت خانواده، روابط، خواب و استراحت. در حالیکه بخاطر عادتهای قدیمی که دارند همچنان وقتهای زیادی را تلف می کنند، و با راندمان کاری پایین به کارشان ادامه می دهند. در این جا می خواهیم به چند اشتباه که افراد در مواجه با کمبود وقت مرتکب می شوند بپردازیم:
کار طولانی و زیاد
اولین اتفاقی که بعد از زیاد شدن حجم کارهای ما اتفاق می افتد این است که ساعات بیشتری را به کار اختصاص دهیم. اگر تا دیروز هشت ساعت در روز کار می کردیم، از امروز این ساعت را به ده یا دوازده ساعت افزایش می دهیم. در ابتدا که هنوز انگیزه بالایی داریم و نیروی مان زیاد است این تاکتیک جواب میدهد. ولی بعد از مدتی کم کم خستگی از راه می رسد و به اصطلاح بدنمان دیگر آن بازدهی اولیه را ندارد. ضمن اینکه افزایش ساعات کار باعث می شود از زمان فعالیتهای دیگر بکاهیم که در ادامه بحث به آن خواهیم پرداخت.
کار همزمان یعنی اتلاف وقت
اشتباه دیگر انجام چند کار همزمان است. وقتی در فشار کارهای زیاد قرار می گیریم یکی از ایده هایی که به ذهنمان می رسد انجام چند کار همزمان است. با همکارمان صحبت می کنیم، همزمان در رایانه چیزی را جستجو می کنیم. یا در کلاس درس مجازی شرکت داریم ولی همزمان چند صفحه دیگر در رایانه مان باز است. مشخص شده است که مرکز توجه مغز انسان در آن واحد فقط بر یک چیز می تواند بماند. بنابراین وقتی همزمان چند موضوع را دنبال می کنیم مثل این است که هرچند ثانیه داریم یکی از آنها را تعطیل می کنیم و یکی دیگر را پیگیری می کنیم.
لامپهای صد و کمبود وقت
ما عادت داریم تا چیزی از کار نیافتد به استفاده از آن ادامه دهیم. یک لامپ صد را در نظر بگیرید که با مصرف ده برابر یک لامپ ال ای دی نصف روشنایی آن را هم به ما نمی دهد. ولی تا باصطلاح نسوخته ما آنرا عوض نمی کنیم. این عادت در بقیه زندگی ما هم تکرار می شود. مثلا باید کتابهای زیادی را در مدت کوتاهی مطالعه کنیم ولی تندخوانی بلد نیستیم و همچنان به روش قدیمی لاک پشتی مطالعه می کنیم. منشی ای را در نظر بگیرید که هنوز دارد با دو انگشت تایپ می کند و تایپ ده انگشتی یاد نگرفته است.
عادتهای وقت کش
عادت داریم
روزی یک ساعت با تلفن صحبت کنیم،
چند ساعت را در شبکه های اجتماعی تلف کنیم،
با دوستان خود در پیام رسانها چت کنیم،
برنامه های تلویزیونی مورد علاقه مان را هم ببینیم.
وقتی بخاطر فعالیتهای جدیدمان با کمبود وقت مواجه می شویم برایمان سخت است این عادتها را کنار بگذاریم. چون اینها عادتهای ما هستند و با ترک آنها حالمان بد می شود و دوست داریم همچنان بر روال قدیم جلو بریم. بنابراین حداقل بصورت نسبی آنها را ادامه می دهیم.
کاستن از وقت روابط
معمولا خانواده اولین جایی است که در این کمبود وقت خسارت می بیند. وقت برای همسر و فرزندان کم می شود و دلیل هم کاملا توجیه پذیر است. من بخاطر رفاه شما دارم این همه کار را انجام می دهم و نمی توانم همزمان هر دو را با هم داشته باشم.
دوم کاستن از زمان دیگر روابط مانند خویشاوندان، دوستان و دیگر نزدیکان است. گاهی فرد در زمانهای عادی هم وقت آنچنانی برای آن روابط اختصاص نمی داده است. ولی با شروع فعالتهای وقت گیر جدید وقت برای این روابط به شدت کاهش پیدا می کند. متاسفانه باید گفت در هر دو زمینه بعدا در آینده فرد به شدت ضرر می کند و گاهی این ضررها قابل برگشت هم نیست. مثلا مادربزرگی که فوت می کند و شما به دیدنش نرفته اید. یا فرزندی که بخاطر کمبود حضور شما در خردسالی، بعدا در نوجوانی دچار آسیب می شود قابل جبران نخواهد بود.
استراحت و ورزش
دکتر استیون کاوی در کتاب ارزشمند هفت عادت مردمان موثر از دو مفهوم با عناوین تولید و قابلیت تولید صحبت می کند. بعنوان مثال ماشین شما تولیدش این است که شما را به جاهایی که می خواهید ببرد. برای اینکه ماشین شما بتواند به خدماتش ادامه دهد نیازمند بنزین، روغن، آب، چکاپ دوره ای، تعمیر و تعویض قطعات و محافظت است. اگر شما صرفا بخواهید از این ماشین کار بکشید ولی نیازهایش را برطرف نکنید پس از مدتی از کار می افتد و دیگر قابلیت تولید نخواهد داشت.
ما انسانها هم برای اینکه قابلیت تولید مان را از دست ندهیم باید خدماتی را به ذهن و بدنمان برسانیم. ورزش، استراحت، تفریح، تغذیه مناسب، مطالعه، کسب دانش و خیلی از نیازهایی که در کوتاه مدت و دراز مدت باعث سرپا ماندن ما می شود از این دست است. در شرایط سخت کاری که با کمبود وقت مواجه می شویم معمولا فقط نیازهایی را پاسخ می دهیم که فوری است. و اگر پاسخ داده نشود ماشین بدن ما از کار می افتد. مانند آب، غذا و خواب حداقلی. این باعث می شود دراز مدت با کاهش انرژی مواجه شویم و نتیجتا قابلیت تولید مان را از دست بدهیم.
حال چاره چیست؟
چاره این است که با یادگیری مدیریت زمان و برنامه ریزی در مدت معمول، مثلا هشت ساعت کار در روز، بتوانیم نتیجه مورد نظرمان را بگیریم. با مدیریت زمان بازدهی و عملکرد خود را بالا می بریم. طوری که نیاز نداشته باشیم از وقتهای دیگر خود بکاهیم. دکتر کال نیوپورت در کتابی به نام کار عمیق مفهومی به نام کار عمیق را مطرح می کند. کار عمیق یعنی چطور بجای افزایش سطح و گستردگی کار عمق آن را افزایش دهیم. در کار عمیق با روزانه حداکثر چهار ساعت کار بصورت عمیق می توانیم نتیجه دلخواه مان را بگیریم. البته در هشت یا شش ساعت کار روزانه چهار ساعت آن بصورت عمیق باشد و بقیه هم برای کارهای روتین اختصاص دهیم.
خوشحال می شوم نظر شما را هم در این زمینه بشنوم. لطفا تجربه، دیدگاه، سوالی دارید در پایین صفحه بنویسید.
این مقاله را از دست ندهید: چطور وقت مان را مدیریت کنیم؟
دیدگاهتان را بنویسید